Un ufficio può apparire ben organizzato sulla pianta e mostrare i suoi limiti appena viene usato. Succede quando il percorso dei visitatori attraversa le postazioni, una sala resta quasi sempre vuota o le telefonate di un reparto disturbano chi deve concentrarsi.
La progettazione di un ufficio serve a prevenire questi problemi prima che diventino difficili da correggere. Per questo non parte dalla scelta dei mobili, ma dal modo in cui lavora l’azienda: quante persone sono presenti davvero, quali attività richiedono riservatezza, come vengono accolti clienti e fornitori e quanto lo spazio dovrà adattarsi nel tempo.
Solo dopo aver chiarito questi aspetti ha senso definire pareti, postazioni, impianti e arredi. Il layout arriva dopo, come conseguenza visibile delle decisioni prese a monte.
Progettazione ufficio: la pianta non è il punto di partenza
Il primo passaggio non consiste nello scegliere tra open space e uffici chiusi. Consiste nel raccogliere informazioni attendibili sull’uso degli spazi.
Il numero dei dipendenti, per esempio, non coincide sempre con il numero di persone presenti contemporaneamente. Una sala molto capiente può essere inutile se la maggior parte degli incontri coinvolge quattro persone. Un’area informale può restare vuota se viene collocata lontano dai flussi quotidiani, oppure diventare una fonte di disturbo se confina senza protezioni con le postazioni operative.
Per questo il confronto iniziale deve trasformare abitudini e problemi in requisiti di progetto.
| Domanda da porre | Decisione che orienta |
|---|---|
| Quali attività si svolgono durante una giornata normale? | Tipi di ambiente e rapporto tra aree condivise e riservate. |
| Quante persone sono presenti nello stesso momento? | Numero effettivo di postazioni, sale e servizi necessari. |
| Dove si concentrano rumore, interruzioni o attese? | Separazioni, percorsi e interventi acustici. |
| Chi entra in sede oltre al personale? | Posizione di reception, attesa e sale per i colloqui. |
| Quali apparecchiature devono essere alimentate e collegate? | Distribuzione degli impianti, passaggi cavi e accessibilità tecnica. |
| L’organico o il modo di lavorare potrebbero cambiare? | Grado di flessibilità richiesto al layout e agli arredi. |
Queste risposte rendono il progetto verificabile. Permettono anche di distinguere ciò che è necessario da ciò che occuperebbe spazio senza risolvere un’esigenza reale.
Dal rilievo al layout dell’ufficio
Dopo il brief operativo viene il rilievo. Misure, aperture, altezze, accessi, luce naturale e impianti esistenti definiscono il campo entro cui il progetto può muoversi. Ignorare uno di questi vincoli significa rischiare di approvare una distribuzione che dovrà essere corretta quando inizieranno le verifiche tecniche o il cantiere.
Su questa base si costruisce lo zoning: non ancora una disposizione definitiva dei mobili, ma una mappa delle funzioni.
Le attività compatibili possono stare vicine; quelle che si disturbano a vicenda devono essere separate o protette. L’accoglienza deve essere raggiungibile senza costringere i visitatori ad attraversare zone operative. Gli spazi più riservati vanno collocati dove conversazioni e documenti possano essere gestiti con la dovuta discrezione.
Nel progetto dell’agenzia finanziaria di Riccione, Mastruzzi è partita da un locale aperto e privo di postazioni. Il layout ha definito divisioni, percorsi, aree operative, zona d’attesa e spazio per gli incontri prima delle forniture. Le pareti vetrate hanno poi separato le funzioni mantenendo luce e continuità visiva.
Solo a questo punto ha senso confrontare più ipotesi di layout.
Una variante può privilegiare il numero di postazioni, un’altra migliorare i percorsi o riservare più spazio alle riunioni. Vederle affiancate consente di discutere conseguenze concrete, non preferenze astratte.
Open space o uffici chiusi? Spesso la risposta è un assetto misto
Non esiste una configurazione valida per tutte le aziende. Un open space facilita alcune forme di collaborazione e rende più semplice riconfigurare le postazioni, ma non è adatto a ogni compito. Telefonate frequenti, lavoro concentrato, colloqui riservati e riunioni online richiedono condizioni diverse.
Allo stesso modo, una successione di stanze chiuse può proteggere la riservatezza ma irrigidire i flussi e utilizzare male la luce disponibile. Il progetto deve trovare un equilibrio basato sulle attività, non aderire a un modello per principio.
Nella pratica, molti uffici funzionano meglio con un assetto misto: aree operative condivise, stanze per il lavoro che richiede privacy, sale riunioni dimensionate sull’uso reale e punti più informali per confronti brevi. Se il problema principale è il disturbo sonoro, la guida dedicata al rumore negli open space aiuta a distinguere le possibili soluzioni senza ridurre tutto all’aggiunta di pannelli.
Pareti, impianti e arredi devono nascere dallo stesso progetto
Un layout non è soltanto un disegno di tavoli e sedie, perché ogni scelta modifica le altre. Spostare una sala riunioni cambia i percorsi e può richiedere nuovi punti elettrici, connessioni dati e illuminazione.
Inserire una parete vetrata aiuta a distribuire la luce naturale, ma richiede di valutare privacy visiva e prestazioni acustiche. Una postazione può entrare geometricamente nello spazio e restare comunque poco utilizzabile se l’accesso, il passaggio dei cavi o l’apertura dei contenitori non sono stati verificati.
Per questo, quando la progettazione accompagna una ristrutturazione degli uffici, distribuzione interna, opere, impianti e arredi vanno coordinati prima dell’esecuzione. Farlo riduce le correzioni tardive e permette di capire quali interventi siano davvero necessari per ottenere il risultato atteso.
Nella sede Lely Center, locali precedentemente occupati da una palestra sono stati trasformati in uffici amministrativi e operativi. Reception, open space, uffici singoli e due sale riunioni sono stati coordinati con pavimento tecnico, impianti, pareti vetrate, illuminazione e arredi. Il progetto mostra perché il risultato non nasce dalla somma di prodotti scelti uno alla volta, ma da una sequenza di decisioni coerenti.
Prima dell’approvazione, le verifiche principali riguardano:
- Divisioni interne: in rapporto a luce, passaggi, privacy e impianti.
- Postazioni: considerando ingombri reali, ergonomia, cablaggi e spazio di movimento.
- Sale riunioni: rispetto all’uso prevalente, alla capienza abituale e alle attrezzature.
- Illuminazione: da valutare insieme alla luce naturale, ai piani di lavoro e agli schermi.
- Soluzioni acustiche: distinguendo riverbero interno, propagazione del rumore e isolamento tra ambienti.
- Arredi fissi o su misura: devono restare accessibili, manutenibili e compatibili con le dotazioni tecniche.
Cosa controllare prima di approvare il progetto
Un rendering aiuta a immaginare materiali e atmosfera, ma non basta a valutare il funzionamento dell’ufficio. Prima dell’approvazione conviene leggere la proposta come se lo spazio fosse già in uso.
Si può seguire il percorso di un visitatore dall’ingresso alla sala in cui sarà ricevuto. Si può verificare come una persona raggiunge stampanti, archivi o armadietti senza interferire con altre postazioni. Bisogna simulare l’accesso ai posti a sedere, l’apertura di porte e contenitori e il passaggio nei momenti di maggiore presenza.
Serve poi controllare che la dotazione tecnica sia coerente con il disegno: prese accessibili, cavi gestiti, schermi collocati correttamente e impianti ispezionabili. Infine, il layout va riletto rispetto a una possibile crescita o riorganizzazione. Non tutto deve essere mobile, ma le scelte più difficili da modificare dovrebbero poggiare su esigenze stabili.
Per le postazioni con videoterminale, INAIL ricorda che la valutazione non riguarda solo schermo e periferiche: comprende anche luce, microclima, rumore e spazio di movimento. Sono condizioni da verificare nel progetto insieme a layout e arredi.
Un buon progetto rende lo spazio più semplice da usare
La progettazione di un ufficio è riuscita quando chi lo utilizza non deve adattarsi continuamente ai suoi limiti. I percorsi sono comprensibili, le attività incompatibili non si ostacolano e le dotazioni si trovano dove servono. Anche l’identità dell’azienda emerge con più forza, perché non è applicata a uno spazio generico ma incorporata nelle scelte che ne regolano l’uso.
Se stai aprendo una nuova sede o vuoi capire come intervenire su quella esistente, il primo passo è mettere a fuoco attività, vincoli e priorità: il layout verrà di conseguenza.
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